Onder de Vleugels met Chauffeurs Coördinators Marcel & Edward

Wie regelmatig op een van de standplaatsen van Tielbeke komt, heeft ze waarschijnlijk al eens gesproken: Edward en Marcel, de chauffeurscoördinatoren. Ze zijn er voor de chauffeurs, denken mee bij vragen en problemen en vormen een schakel tussen de chauffeur, planning en de verschillende afdelingen binnen Tielbeke.

Een functie die niet bij ieder transportbedrijf bestaat. Waar de planning en leidinggevende functies zich vaak vooral richten op de dagelijkse operatie, hebben Edward en Marcel juist de ruimte om zich bezig te houden met de mensen achter het stuur. “Je bent eigenlijk de ogen en oren van de chauffeurs,” vertelt Marcel. “We proberen vooral goed te luisteren en te kijken wat er speelt.”

Allebei op hun eigen manier bij Tielbeke

Hoewel Edward en Marcel inmiddels allebei een duidelijke plek binnen Tielbeke hebben, zijn ze op heel verschillende manieren bij het bedrijf terechtgekomen. Marcel werkt inmiddels bijna 28 jaar bij Tielbeke. Hij begon als assistent-planner en groeide in de loop der jaren door binnen de organisatie. Vanuit de planning kwam hij steeds meer in contact met chauffeurs en merkte hij dat juist dat persoonlijke contact hem goed lag.

Edward kwam vanuit een heel andere hoek. Hij had ervaring in onder meer de horeca, facilitaire dienstverlening en productie, maar nog weinig kennis van de transportwereld. Wat hem vooral aansprak in de functie van chauffeurscoördinator was het werken met mensen. “Ik vind het mooi om met verschillende mensen te werken en te kijken wat iemand nodig heeft. Dat sprak me in deze functie meteen aan.”

Die verschillende achtergronden zijn volgens hen juist een voordeel. Ze kijken niet altijd op dezelfde manier naar een situatie, maar vullen elkaar daardoor goed aan.

Er zijn voor de chauffeur

De functie van chauffeurscoördinator is breed. Soms gaat het om iets praktisch, zoals een vraag over een standplaats, voertuig of planning. Maar het kan ook zijn dat een chauffeur ergens mee zit en behoefte heeft aan een gesprek.

“Je weet van tevoren nooit precies wat je op een dag tegenkomt,” vertelt Edward. “De ene keer help je iemand met een praktische vraag en de andere keer heb je een langer gesprek omdat er iets speelt.”

Niet voor ieder probleem hoeft direct een oplossing te zijn. Eerst luisteren en begrijpen wat er aan de hand is, vinden Edward en Marcel belangrijker. “Soms wil iemand gewoon even zijn verhaal kwijt. Vanuit daar kun je kijken wat er mogelijk is.”

Ook bij persoonlijke zaken kunnen chauffeurs bij hen terecht. Vertrouwen staat daarbij voorop. Wat een chauffeur in vertrouwen vertelt, wordt niet zomaar gedeeld. Alleen wanneer het nodig is en in overleg met de chauffeur wordt iets verder opgepakt.

Een schakel tussen verschillende werelden

Edward en Marcel staan bewust los van de planning. Ze maken geen ritten en bepalen niet wie welke rit rijdt. Juist daardoor kunnen ze vanuit een andere positie naar situaties kijken.

“Wij zitten eigenlijk tussen verschillende werelden in,” legt Marcel uit. “We kennen de chauffeurs, maar hebben ook veel contact met de planning en de verschillende locaties. Daardoor kunnen we soms net wat makkelijker de verbinding leggen.”

Die rol komt bijvoorbeeld van pas wanneer chauffeurs ergens tegenaan loopt en niet goed weet bij wie hij of zij moet zijn. Edward en Marcel kunnen dan helpen om de juist persoon of afdeling erbij te betrekken. “Je hoeft niet alles zelf te weten,” vult Edward aan.

Op pad naar de standplaatsen

Een groot deel van hun werk speelt zich niet achter een bureau af. Edward en Marcel zijn regelmatig op pad naar de verschillende standplaatsen. Ze komen op dezelfde standplaatsen, maar de chauffeurs zijn onderling tussen hen verdeeld. Zo hebben ze allebei hun eigen groep chauffeurs, maar kunnen ze elkaars werkzaamheden ook opvangen.

De momenten waarop ze aanwezig zijn, verschillen per locatie. In Heteren zijn ze bijvoorbeeld rond het einde van de ochtend aanwezig, wanneer de meeste chauffeurs terugkomen van hun eerste rit en gaan laden voor de tweede. In Deventer beginnen ze juist vroeg, zodat ze chauffeurs nog kunnen spreken voordat zij vertrekken.

“Je moet er natuurlijk wel zijn wanneer de chauffeurs er zijn,” vertelt Edward. “Anders mis je een groot deel van de mensen.”

Vaak begint het met een praatje bij de koffie of even vragen hoe het gaat. Juist die kleine contactmomenten zorgen ervoor dat de drempel laag blijft.

Het rijdend kantoor

Niet iedere standplaats heeft een plek waar je rustig en vertrouwelijk kunt zitten. Daarom hebben chauffeurscoördinators bij Tielbeke het ‘Rijdend Kantoor’ tot hun beschikking: een omgebouwde bakwagen die als mobiele werkplek dient.

“Als je een goed gesprek wilt voeren, heb je soms gewoon een rustige plek nodig,” vertelt Marcel. “Niet iedereen wil zijn verhaal vertellen terwijl er vijf mensen om je heen staan.”

Met het Rijdend Kantoor kunnen ze flexibel naar verschillende locaties. De bakwagen wordt daarnaast ook vaak ingezet bij activiteiten en evenementen van Tielbeke.

Dichtbij de chauffeur

Naast de gesprekken met chauffeurs zijn Edward en Marcel betrokken bij het verwelkomen van nieuwe collega’s, de introductie van chauffeurs en verschillende activiteiten. Ook bij momenten waarop chauffeurs centraal staan, zoals de Dag van de Chauffeur, zijn ze betrokken.

“Je bent eigenlijk met van alles bezig,” zegt Edward. “Maar de rode draad blijft altijd hetzelfde: er zijn voor de chauffeur.”

Dat de functie van chauffeurscoördinator niet bij ieder transportbedrijf bestaat, maakt het volgens Edward en Marcel bijzonder. In een sector waarin veel draait om planning, tijden en ritten, is er binnen Tielbeke bewust ruimte voor iemand die zich specifiek richt op de chauffeur.

“Je kunt als organisatie natuurlijk veel regelen en organiseren, maar uiteindelijk zijn het de mensen die het werk doen,” zegt Edward. “Dan is het ook belangrijk dat er iemand is die naar hen luistert.”

Ze weten ook dat ze niet alles kunnen oplossen. “Je kunt niet voor iedere situatie een oplossing bedenken,” zegt Edward. “Maar je kunt wel luisteren, meedenken en kijken wat er wél mogelijk is.”

En misschien is dat uiteindelijk waar hun functie om draait: dichtbij de chauffeur blijven, weten wat er speelt en ervoor zorgen dat mensen zich gehoord voelen.

Typisch Tielbeke

Als we vragen wat zij typisch Tielbeke vinden, komen ze al snel uit op hetzelfde: samen.

“Het samen doen, het samen oppakken, het met elkaar doen,” zegt Marcel.

Volgens Edward zit dat ook in de manier waarop binnen Tielbeke naar elkaar wordt gekeken. “Iedereen is even belangrijk. Of het nou iemand is die het koffiezetapparaat doet of de directeur. Iedereen is even belangrijk in de hele schakel.”

Marcel vult aan: “Samen en respectvol. Dat is echt typisch Tielbeke.”

Die gedachte past volgens hen ook goed bij hun eigen functie. Iedereen heeft zijn eigen rol, maar uiteindelijk moet je het met elkaar doen.